Pixar, Google y Amazon piensan que los choques en la oficina pueden ser buenos. Estas y otras empresas digitales, de varias dimensiones, están creando espacios de colaboración menos formales, sin la rigidez de un meeting room. A estos encuentros no planeados se les llama casual collisions.
Y es que la innovación no se puede agendar, pero sí hay que promoverla de todas las formas posibles. Alex Pentland, director del Human Dynamics Lab, del Instituto Tecnológico de Massachusetts, ha identificado las características de interacción humana que comparten los equipos más exitosos, aquellos que destacan sobre otros en creatividad, colaboración y compromiso.
Pentland ideó un dispositivo que puede medir las colaboraciones entre grupos de personas. Eligió equipos con resultados variables y distintas formas de trabajo, desde call centers hasta servicios de atención directa al cliente o de logística, por mencionar algunos.
El dispositivo recolecta datos como el tono de voz, el lenguaje corporal y el tiempo de interacción, entre otros. El análisis demostró de forma consistente que la comunicación entre miembros de un equipo tiene un papel determinante en su buen desempeño. Incluso encontró un patrón de comunicación que muestra que está a la par de otras cualidades, como inteligencia, personalidad y habilidades.
Además, la continuidad en el contacto y la interacción mutua fuera de reuniones formales son indicadores que explican un tercio de la variación de productividad de diferentes grupos. Y aquí entra en juego la importancia del espacio físico en la oficina. El diseño de espacios colaborativos se debe replantear con base en la evidencia que produce el modelo común.
Estadísticas en Estados Unidos indican que las organizaciones destinan por lo menos 20% del tiempo colectivo a juntas, mientras que los puestos gerenciales abarcan entre 35 y 40 %. Pero cuidado, 93 % de los asistentes a una reunión admite distraerse por lo menos una vez, al realizar otra actividad al mismo tiempo.
Esto no sucede cuando los miembros del equipo se encuentran en pasillos, elevadores o frente a la barra de café. Esas interacciones suelen ser mucho más directas, breves y productivas.
Crear sitios adecuados para estas reuniones informales es sencillo. Deben estar repartidos estratégicamente por la oficina. No requieren mucho espacio; de hecho, cuanto más pequeños sean, mejor. Un par de mesas chicas, sillas, buena iluminación y la facilidad de cargar dispositivos electrónicos son de mucha ayuda.
Toma esta guía como referencia, considerando un espacio con las siguientes características:
• Que conecte departamentos que deben colaborar entre sí.
• Cercano al tráfico principal, pero con un muro bajo que dé respaldo.
• Con muebles para grupos de dos a tres personas.
• Con acceso a electricidad para cargar dispositivos.
• Que presente colores brillantes.
• Con muebles de estructura rígida que integren líneas curvas.
• Con buena luz natural y artificial.
Cada espacio puede resaltarse con un cambio de piso, por ejemplo, en el diseño de la alfombra. Esto hará que las personas se detengan un momento ahí. Es indispensable que esté cerca de la circulación principal de la oficina y no en un rincón aislado o a puerta cerrada.
Recuerda, que tu empresa se esté enfocando en la digitalización como una de sus metas principales no quiere decir que se descuiden los espacios físicos que ocupan los empleados.
El diseño de edificios de trabajo debe evolucionar a la par de las herramientas tecnológicas que modelan el desempeño intramuros. Es tiempo de ver el diseño de tu oficina como una estrategia de crecimiento.
Por KARINA LOZANO
Consultora en Arquitectura Entorno Energía