En todo el mundo, la pandemia forzó de la noche a la mañana a las empresas a volverse ágiles para salvaguardar el bienestar de los empleados y mantener los negocios a flote. En Intel, esto incluyó nuestra fuerte tradición de aliarnos con universidades para ofrecer a los estudiantes un programa de practicantes muy bien valorado.
Los programas de practicantes han desempeñado un papel crucial en nuestra empresa; son un componente vital para canalizar talento. Mientras que la pandemia no impidió llevar a cabo nuestro programa de practicantes en persona, decidimos instaurar en su lugar un programa virtual para estudiantes de licenciatura y maestría en nuestras unidades de ingeniería, diseño, marketing, finanzas y otros negocios. Para nuestra sorpresa, el programa virtual no sólo rivalizó con lo que los programas tradicionales pueden brindar, sino que los excedió al darles a los estudiantes la flexibilidad de trabajar desde el lugar más conveniente para ellos y ofrecerles a la vez la oportunidad de establecer conexiones con sus compañeros, mentores y ejecutivos en varias partes del mundo.
Intel trabajó de manera veloz para diseñar un programa de practicantes virtual que incluyó a 5 700 participantes en 32 países. Al finalizar el programa de verano, 98 % de los participantes respondió que le recomendaría a un amigo o familiar trabajar para Intel y más de la mitad de los practicantes elegibles se comprometió a sumarse a Intel en una posición de tiempo completo una vez pasada su graduación. La respuesta positiva nos animó a continuar con el programa en línea hasta el pasado septiembre.
Mientras que los programas de practicantes varían enormemente, los pasos que tomamos en Intel para maximizar el valor de nuestra iniciativa virtual pueden servir de guía para otras empresas que busquen hacer lo mismo.
Escucha, escucha, escucha
Antes de que comiences a reclutar a tu nueva generación de practicantes y planees cómo será tu programa, es importante que aprendas lo más posible sobre lo que están pensando y sintiendo los estudiantes que desean hacer prácticas. Trata a los practicantes potenciales como clientes y busca entender lo que quieren y sus necesidades de manera proactiva. Invierte en una investigación externa para reunir información adicional y usa tu conocimiento para darle forma a tu programa.
Antes de comenzar a diseñar la estructura de nuestro nuevo programa, pedimos de manera asidua la contribución de los practicantes que estaban migrando al programa virtual. De manera previsible, encontramos que los estudiantes aceptaban bien la experiencia virtual, pero añoraban las oportunidades de hacer networking que incluyen los programas de practicantes tradicionales. También les echamos un ojo a los programas de mba en línea, donde lo digital ha sido la norma incluso antes de la pandemia y se ha optado por trabajar para incorporar las cosas que hacían de manera exitosa. Y continuamos refinando el programa mientras estaba en curso. Levantamos algunas encuestas para dar seguimiento a actividades y eventos, así como una encuesta al finalizar el programa, y llevamos una bitácora con los interesados de manera asidua para entender sus sentimientos.
Como resultado de esas conversaciones, aprendimos que los practicantes disfrutan en especial las actividades que les permitan hacer networking, así como trabajar junto a otros practicantes y empleados en proyectos que representaban un reto. Sin embargo, no les gustaban las juntas en grandes grupos que no permitían colaborar. En respuesta a ello, reconsideramos nuestro acercamiento a llevar a cabo juntas para todos los practicantes y les dimos prioridad a juntas virtuales con grupos pequeños.
Crea sustitutos para la participación en persona
Más allá de planear y asegurarte de que tus practicantes le saquen el mayor provecho a tu programa, también debes estructurar tus prácticas virtuales para que sea posible que experimenten las interacciones que se darían de manera natural en la oficina. Por ejemplo, los estudiantes de edad universitaria son, a menudo, novatos en cuanto a un entorno profesional. Cancelar la experiencia in situ les dificulta el proceso de adaptación y les impide aprender lo básico al observar a otros. Por ende, es crítico que los programas de practicantes virtuales incluyan una extensa sesión de entrenamiento al principio del programa a fin de presentarlos entre ellos y con sus gerentes, ofrecer una perspectiva general del programa, compartir mejores prácticas para el trabajo remoto, así como expectativas. También puedes asegurarte de que los practicantes tengan un empleado de tiempo completo designado que los pueda guiar a lo largo del programa y discutir con ellos su carga de trabajo, así como su desarrollo profesional y sus metas.
En Intel también separamos a los practicantes que están en el mismo rango de edad en grupos de pares más pequeños, para crear un sentido más amplio de apoyo y compañerismo. Como sustituto de las pláticas en torno a la cafetera, creamos una actividad mensual de networking de alta velocidad, con la que los practicantes podían tener sesiones de 15 minutos con otros practicantes y empleados. También les dimos oportunidad a los practicantes de que se tomaran un café durante una hora con empleados de tiempo completo, para así recibir un coaching más en forma. Para exponer a los practicantes a la parte extracurricular de la cultura laboral, los animamos a formar sus propios clubes y les aportamos fondos para facilitar la actividad. Asimismo, Intel les ofreció a los practicantes oportunidades de voluntariado virtual con ong. A partir de una iniciativa de la Cruz Roja, se reclutó a los practicantes para ayudar a mapear áreas remotas en varios países y mejorar la respuesta ante un desastre.
Aprovecha las ventajas que te ofrece lo virtual
Hay algunas oportunidades que sólo se dan en un medio virtual. Para promover las interacciones entre los practicantes y estimular su productividad, las empresas pueden convertir las tareas en juegos y actividades con incentivos por participar, con lo que se potencian herramientas como las redes sociales. Por ejemplo, Intel desarrolló el Intel Passport Program, que les permitía a los participantes ganarse medallas y premios –incluyendo un muy codiciado almuerzo virtual con nuestro ceo– al completar actividades como escribir un blog para Intel o compartir una entrada en redes sociales sobre la tecnología de Intel.
El entorno virtual también ofrece una oportunidad para reforzar la diversidad y la inclusión al eliminar las limitaciones geográficas o de accesibilidad del mundo físico. En tanto que el vasto programa de Intel ha incluido siempre un grupo de practicantes amplio y diverso, la experiencia virtual permitió agrupar a participantes de estilos de vida distintos para enriquecer su experiencia colectiva. Y, dado que la pandemia recortó cuantiosamente la cantidad de viajes de los ejecutivos, nuestros líderes estaban más disponibles para interactuar con los practicantes, lo que fue uno de los elementos más positivos de nuestro programa virtual. Invitamos a ejecutivos de varias áreas de la empresa a hablar con los practicantes de modo virtual, con lo que se ofrece a los practicantes un mayor acceso a líderes con altos cargos que en años anteriores, mientras que recibían conocimientos más valiosos sobre la estrategia y prioridades de la empresa.
Al diseñar de forma más detallista y reflexiva, y ejecutar un programa que abordara las necesidades de todos los involucrados, pudimos crear un programa de practicantes muy exitoso. Con la preparación adecuada, por medio de mejoras constantes y con un compromiso de toda la empresa al éxito del programa, otras compañías podrán replicarlo.
¡IMPLEMENTA ESTAS MEJORES PRÁCTICAS EN TU ORGANIZACIÓN!
Practicantes CAINTRA permite a las organizaciones enfocarse en los programas de talento que aseguren la habilitación y el compromiso del practicante o becario. Este servicio brinda a las organizaciones una reducción operativa y administrativa mediante el uso de un sistema de administración de becas eficiente. Además, el respaldo y la solidez de CAINTRA administrando las becas de más de 6 000 practicantes, en más de 600 empresas a lo largo del país, vuelve a la cámara el mejor aliado estratégico en el crecimiento del negocio y el talento al asegurar estabilidad y confianza ante cualquier cambio o regulación en el marco legal.
Contacta hoy a Practicantes CAINTRA en practicantes@caintra.org.mx y conoce más.
por SANDRA RIVERA*
© The New York Times Syndicate
* Sandra Rivera es directora de personal y vicepresidenta ejecutiva en Intel.