Un “choque” en la oficina puede ser bueno. Al menos así lo creen Pixar, Google y Amazon. Estas y otras empresas de varios tamaños están creando espacios de colaboración menos formales, sin la rigidez de las salas de juntas. A estos encuentros no planeados se les llama casual collisions.
La innovación no se puede agendar, pero sí hay que promoverla de todas las formas posibles. Alex Pentland, director del Human Dynamics Lab, del Instituto Tecnológico de Massachusetts, ha identificado ciertas características de la interacción humana que comparten los equipos más exitosos, aquellos que destacan sobre otros en cuanto a creatividad, colaboración y compromiso.
Pentland ideó un dispositivo que puede medir cómo colaboran los grupos de personas. Eligió equipos en diferentes industrias, con resultados variables y distintas formas de trabajo, desde call centers hasta servicios de atención directa al cliente o de logística, por mencionar algunos. El dispositivo recolecta datos, como el tono de voz, el lenguaje corporal y el tiempo de interacción, entre otros. El análisis demostró de forma consistente que la comunicación entre miembros de un equipo tiene un papel determinante en su buen desempeño. Incluso encontró un patrón de comunicación que muestra que está a la par de otras cualidades, como inteligencia, personalidad y habilidades.
Por otra parte, la continuidad en el contacto y la interacción mutua fuera de reuniones formales son indicadores que explican un tercio de la variación en la productividad de diferentes grupos. Y aquí entra en juego la importancia del espacio físico en la oficina. El diseño de espacios colaborativos se debe replantear, con base en la evidencia que produce el modelo común.
Estadísticas recientes en Estados Unidos indican que las organizaciones destinan por lo menos 20 % del tiempo colectivo a juntas, mientras que los puestos gerenciales emplean entre 35 y 40 %. Pero, cuidado, 93 % de los asistentes a una reunión admite distraerse por lo menos una vez, al realizar otra actividad al mismo tiempo. Sin embargo, esto no sucede cuando los miembros del equipo se encuentran en pasillos, elevadores o junto a la barra de café. Esas interacciones suelen ser mucho más directas, breves y productivas.
Crear sitios adecuados para estas reuniones informales es sencillo. Deben estar repartidos estratégicamente por la oficina. No requieren mucho espacio; de hecho, cuanto más pequeños sean, mejor. Un par de mesas chicas, sillas, buena iluminación y la facilidad de poder cargar dispositivos electrónicos son de mucha ayuda.
Toma la siguiente guía como referencia. Para elegir un espacio que conecte departamentos que deben colaborar, éste debe
• Quedar cerca del tráfico principal, pero con un muro bajo que dé respaldo.
• Contar con muebles para grupos de dos a tres personas.
• Tener acceso a electricidad para cargar dispositivos.
• Mostrar colores brillantes.
• Incluir muebles de estructura rígida que integren líneas curvas.
• Presentar buena luz natural y artificial.
Cada espacio puede resaltarse con un cambio de piso, por ejemplo en el diseño de la alfombra. Esto hará que las personas se detengan un momento ahí. Es indispensable que esté cerca de la circulación principal de la oficina y no en un rincón aislado o a puerta cerrada.
El diseño de edificios de trabajo debe evolucionar a la par de las herramientas tecnológicas que modelan el desempeño intramuros. Es tiempo de ver el diseño de tu oficina como una estrategia para el crecimiento.
por KARINA LOZANO
Consultora en Arquitectura Entorno Energía